Vậy làm sao để chúng ta thoát khỏi vòng vây đó, hãy cùng Thịnh Hưng tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây bạn nhé! Và quan trọng hơn là hãy dùng sổ tay của mình để ghi chép lại những hướng dẫn vận chuyển văn phòng mà chúng tôi muốn gửi đến bạn.

 

I. Tìm văn phòng mới trước khi chuyển

Tìm văn phòng mới được xem là việc quan trọng nhất mà chúng ta nên chuẩn bị đầu tiên trước khi có ý định chuyển văn phòng. Bởi dựa vào địa điểm, khoảng cách và diện tích của văn phòng mới chúng ta mới xác định rõ được chúng ta cần phải làm gì. 

Cân nhắc việc chọn văn phòng mới

Trước khi chuyển văn phòng, bạn nên bàn bạc kỹ càng với Ban lãnh đạo của công ty để có được quyết định đúng đắn nhất trước khi chuyển văn phòng sang địa chỉ mới. Bởi khi thay đổi được triển khai, đơn vị bạn sẽ phải đối mặt với nhiều những sự thay đổi khác nhau. Thậm chí còn có những rủi ro mà chúng ta không thể lường trước được.

II. Xác định các tiêu chí tại văn phòng mới

Để setup văn phòng của bạn được nhanh hơn và như ý của mình cùng mọi người trong văn phòng. Bạn cần xác định các tiêu chí tại văn phòng mới sao cho phù hợp và hợp lý nhất. 

Dưới đây là một số gợi ý về các xác định các tiêu chí tại văn phòng mới:

• Vị trí, diện tích, chi phí thuê
• Đặc điểm, tính chất của văn phòng: cấu trúc văn phòng, các nhà vệ sinh, cửa sổ,…
• Ngoài ra, bạn cũng nên quan tâm đến các yếu tố như phong thuỷ, những tiện ích xung quanh (như gần chợ, trung tâm mua sắm, giao thông đi lại thuận tiện,..)

Sau khi đưa ra những tiêu chí, bạn nên tổ chức một buổi họp cho bao gồm tất cả nhân viên trong văn phòng. Bởi những điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ.

III. Dự trù chi phí chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng, bạn nên dự trù một khoản chi phí để sử dụng trong quá trình chuyển văn phòng. 

• Chi phí vận chuyển đồ
• Chi phí thuê nhân công đóng gói, bốc xếp: Bên cạnh đó, bạn có thể tận dụng nguồn lực nhân viên trong văn phòng để đóng gói và bốc xếp lên xe chở hàng
• Chi phí trang trí văn phòng ở địa chỉ mời
• Chi phí mua trắng trang thiết bị mới cho văn phòng 

VI. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Xác định thời gian chuyển văn phòng

Bạn nên chọn vào những ngày cuối tuần để chuyển văn phòng với mục đích là không ảnh hưởng đến công việc của tập thể cán bộ, công nhân viên trong văn phòng.

Lập danh sách đồ đạc cần vận chuyển văn phòng

Để tránh trường hợp bỏ sót đồ đạc lại ở văn phòng cũ, bạn nên lập danh sách những đồ đạc cần vận chuyển. Từ danh sách này bạn cũng dễ dàng theo dõi đồ đạc trong quá trình vận chuyển hơn. 

Đặc biệt là những tài liệu quan trọng của văn phòng, bạn cần phải đóng gói và theo dõi sát sao, để tránh những rủi ro đối với loại hàng hoá này.

Lên ý tưởng sắp xếp đồ dùng tại văn phòng mới

Để công việc của văn phòng sớm được đi vào hoạt động như bình thường, bạn cần có ý tưởng sẵn sàng sắp xếp đồ đạc sao cho hợp lý nhất. 

Nếu như việc này quá sức, hoặc bạn không có nhiều thời gian để làm việc này thì bạn có thể sử dụng bên thứ 3 để có được mô hình sắp xếp đồ hợp lý nhất.

Chọn giải pháp chuyển văn phòng

Có nhiều cách để việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm. Thịnh Hưng giới thiệu đến bạn những giải pháp chuyển văn phòng:

Giải pháp 1: Chỉ thuê xe tải

Tận dụng nguồn nhân lực của văn phòng để đóng gói, bốc xếp lên xe tải để chuyển đến địa chỉ mới. Việc này vừa tăng thêm sự gắn kết của các thành viên trong văn phòng, lại tiết kiệm được chi phí và thời gian cho công ty của bạn.

Giải pháp 2: Kết hợp một phần

Nhân viên trong công ty của bạn sẽ chịu trách nhiệm đóng gói, sắp xếp sao cho hợp lý, còn lại vận chuyển đã có đội ngũ vận tải phụ trách.

Giải pháp 3: Thuê trọn gói

Đơn vị thuê vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm tất cả các khâu: từ đóng gói, bọc hàng, vận chuyển và sắp xếp tại văn phòng mới.